Quels sont les documents d’un dossier de location ?
Un propriétaire (ou son représentant, comme une agence immobilière) peut réclamer un certain nombre de documents à un candidat locataire. Ces documents, qui vont constituer le dossier du candidat locataire, ont pour rôle d’apporter des informations sur ce dernier, notamment sur son profil et sur les garanties financières qu’il peut présenter.
La liste des pièces qui peuvent être demandées est parfaitement prévue et fixée par la loi.
Pour s’assurer de la solvabilité et du sérieux d’un candidat locataire, le propriétaire peut lui réclamer de fournir certains documents avant de signer le contrat de location : un justificatif d’identité, un justificatif de domicile, et des justificatifs concernant son activité professionnelle et ses ressources.
La liste des pièces exigibles est fixée par la loi, ce qui rend illégale toute autre demande de document. C’est la loi Alur du 27 mars 2014 (et le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015) qui a imposé une liste limitée de pièces qui peuvent être exigées par le bailleur aussi bien au locataire qu’à sa caution.
L’approche financière est centrale dans les attentes que peut avoir un propriétaire dans le profil de son locataire. Un propriétaire attend le plus souvent que son locataire présente des revenus équivalents à trois fois le montant du loyer et des charges. C’est son droit.
Par contre, un bailleur ne peut pas demander de l’argent pour « réserver » un logement. C’est interdit. D’ailleurs, aucun paiement ne peut avoir lieu avant la signature du bail. Les honoraires d’agence (s’il y en a), le dépôt de garantie et le premier loyer sont versés au moment de la signature du bail.
Nous allons donc examiner la liste des justificatifs qu’un bailleur peut légalement exiger d’un candidat locataire pour examiner son dossier.
Les justificatifs d'identité
Si plusieurs types de pièces d’identité peuvent être attendues par le bailleur, il ne peut cependant en exiger qu’une seule. Elle doit être en cours de validité et comporter la photographie et la signature du titulaire.
Les pièces d’identité qui peuvent être présentées par le locataire sont :
- Une carte nationale d’identité française ou étrangère ;
- Un passeport français ou étranger ;
- Un permis de conduire français ou étranger ;
- Un document qui justifie le droit au séjour du candidat étranger à la location (carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d’un État membre de l’Union européenne ou de l’espace économique européen).
Les justificatifs de domicile
Comme pour les justificatifs d’identité, plusieurs types de justificatifs peuvent être attendus par le bailleur, mais il ne peut en exiger qu’un seul.
Les justificatifs de domicile qui peuvent être présentés par le locataire sont :
- Ses trois dernières quittances de loyer (ou une attestation qui indique que le locataire est à jour de ses loyers et charges) ;
- Une attestation d’élection de domicile qui établit un lien avec un organisme agréé au titre de l’article L. 264-2 du code de l’action sociale et des familles (centre communal ou intercommunal d’action sociale, par exemple) ;
- Une attestation sur l’honneur de quelqu’un qui héberge le candidat locataire qui indique que celui-ci réside à son domicile ;
- Le dernier avis de taxe foncière ou un titre de propriété de la résidence principale.
Les justificatifs de l’activité professionnelle
Les justificatifs qui attestent de l’activité professionnelle du candidat locataire peuvent être :
- Un contrat de travail, une convention de stage ou une attestation de l’employeur (qui précise l’emploi, la rémunération, la date d’entrée en fonction ou la durée de la période d’essai) ;
- Un extrait K ou Kbis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale ;
- Un extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan ;
- Une copie du certificat d’identification de l’Insee pour un travailleur indépendant ;
- Une copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
- Une pièce récente attestant de l’activité pour les autres professionnels ;
- Une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité pour l’année en cours.
Les justificatifs de ressources
Les justificatifs qui attestent des ressources du candidat locataire peuvent être :
- L’un de ses deux derniers avis d’imposition (ou de non-imposition), en France ou à l’étranger ;
- Ses trois derniers bulletins de salaire ;
- Un justificatif de versement d’indemnités de stage ;
- Ses deux derniers bilans ou, pour les professions non salariées, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivré par un comptable ;
- Un justificatif de versement d’indemnités, de retraites, de pensions, de prestations sociales et familiales et/ou d’allocations perçues lors des trois derniers mois (ou un justificatif de l’ouverture des droits) ;
- Une attestation de simulation établie par l’organisme payeur ou une simulation établie par le locataire relative aux aides au logement ;
- Un avis d’attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
- Le titre de propriété d’un bien immobilier (ou le dernier avis de taxe foncière) ;
- Un justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.
Les justificatifs pour la caution
Le bailleur a également le droit de demander à la personne qui se porte garant du locataire de fournir des justificatifs.
Les pièces d’identité qui peuvent être présentées par le garant sont :
- Une carte nationale d’identité française ou étrangère ;
- Un passeport français ou étranger ;
- Un permis de conduire français ou étranger ;
Les pièces d’identité qui peuvent être produites par les personnes morales qui se portent caution sont :
- Un extrait Kbis original de moins de trois mois de la société, les statuts ou toute autre pièce justifiant de l’existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l’adresse de l’organisme ainsi que la preuve qu’une déclaration a été effectuée auprès d’une administration, une juridiction ou un organisme professionnel ;
- Un justificatif d’identité du représentant de la personne morale figurant sur l’extrait Kbis ou sur les statuts.
Les justificatifs de domicile qui peuvent être présentés par le garant sont :
- La dernière quittance de loyer ;
- Une facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois ;
- Une attestation d’assurance d’un logement de moins de trois mois ;
- Le dernier avis de taxe foncière ou un titre de propriété de la résidence principale.
Les justificatifs d’activité professionnelle qui peuvent être présentés par la caution sont :
- Un contrat de travail ou de stage ou une attestation de l’employeur (qui précise l’emploi, la rémunération, la date d’entrée en fonction ou la durée de la période d’essai) ;
- Un extrait K ou Kbis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale ;
- Un extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan ;
- Une copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
- Une pièce récente attestant de l’activité pour les autres professionnels.
Les justificatifs de ressources qui peuvent être présentées par le garant sont :
- Le dernier avis d’imposition (ou de non-imposition), en France ou à l’étranger ;
- Les trois derniers bulletins de salaire ;
- Un justificatif de versement d’indemnités de stage ;
- Les deux derniers bilans ou, pour les professions non salariées, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivré par un comptable ;
- Un justificatif de versement d’indemnités, de retraites, de pensions, de prestations sociales et familiales et/ou d’allocations perçues lors des trois derniers mois (ou un justificatif de l’ouverture des droits) ;
- Le titre de propriété d’un bien immobilier (ou le dernier avis de taxe foncière) ;
- Un justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.
La question de la demande d’un RIB au locataire ou à sa caution
Le RIB (Relevé d’Identité Bancaire) ne fait pas partie des documents que les propriétaires bailleurs peuvent exiger de la part d’un candidat locataire ou de sa caution. Cela reste cependant une demande courante des propriétaires qui n’a pas de réelle raison d’être vue comme frauduleuse ou douteuse.
Dans le cas où le bailleur émet le souhait d’obtenir un RIB pour effectuer les prélèvements du loyer qui lui est dû, il est possible de lui répondre en lui proposant plutôt de confier lui-même un RIB de façon à mettre en place un virement bancaire mensuel.
Nos agences sont ouvertes et nous sommes joignables du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 19h, le samedi de 9h à 12h et de 14h à 18h.
